TRINOKS YAZILIM    "çözümlerimiz ile değer katıyoruz"

Nasıl Çalışır?

 

Uygulama Teknolojik ve Genel Özellikleri

Fats® Demirbaş Takip Sistemi, Microsoft C# .NET, ORM (Object Relational Map-ping), Dev. Express, Web Services teknolojileri ile geliştirilmiştir. Ms. SQL Serv-er 2005, Ms. SQL Server 2005 ve 2008 veri tabanlarını desteklemektedir.

Fats® Demirbaş Takip Sistemi client server bir uygulamadır, sistem kuruluşu bir sunucu üzerine yapılmakta ve istemci bilgisayarlar client uygulaması ile sunucudaki veri tabanına bağlanarak sistemi kullanırlar. İstemci bilgisayarlar üzerinde bulunan client uygulama her açılışta sunucu üzerindeki versiyonu kontrol eder ve kendisini otomatik olarak günceller. İstemci bilgisayarlardaki sistem güncellemesi için ayrıca bir işlem yapılmasına gerek yoktur.

Fats® Demirbaş Takip Sistemi içerisinde hareket (transaction) bazında detaylandırılmış bir yetki yapısı bulunmaktadır. Bu yetkiler tanımlanan rollere bağlanır ve roller kullanıcılara atanarak rol-yetki yapısı oluşturulmuş olur. Kullanıcılar bu yetkilere bağlı olarak görüntüledikleri ekran üzerinde, değişiklik yapabilir/yapamaz, çıktı alabilir/alamaz, dışarıya veri aktarabilir/aktaramaz, veri silebilir/silemez, veri ekleyebilir/ekleyemez, veri düzeltebilir/düzeltemez vb. gibi detay işlemleri gerçekleştirirler.

Fats® Demirbaş Takip Sistemi üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketler kullanıcı ve tarih bazlı olarak kayıt altına alınmaktadır. Yetkili kullanıcılar istediğinde geriye dönük olarak rapor ve listeler alabilmektedir. 

Demirbaşlarınız ile ilgili işlemlerin bir onaydan geçmesini isterseniz uygulama içerisindeki onay havuzu prosedürünü çalıştırabilirsiniz. Fats® Demirbaş Takip Sistemi içerisinde tüm hareketler onaya bağlanabilmekte ve onay yetkisi olan kullanıcının onayından sonra değişiklikler veri tabanına işlenebilmektedir.

Fats® Demirbaş Takip Sistemi demirbaşlarınıza ait tüm amortisman verilerini sağlıklı ve eksiksiz olarak hesaplar. Bu özelliği kullanabilmek için tek yapmanız gereken demirbaş tanımlarken fatura ve amortisman tipi tanımlamalarını eksiksiz yapmanızdır. Tanımlamaların kusursuz olduğu durumda istediğiniz zaman diliminde amortisman raporlarınızı görüntüleyebilir, dışarıya aktarabilir ve çıktı alabilirsiniz.

Fats® Demirbaş Takip Sistemi, Holding ya da Grup şirketlerinin demirbaşlarının tek bir uygulama ve veri tabanı üzerinde takip edilmesine olanak sağlamaktadır. Uygulama içerisinde yapılan firma tanımlamaları sayesinde kullanıcılar yetkili oldukları firmaların demirbaşları üzerinde değişiklik yapabilir ve demirbaşları firmalar bazında ayırarak takip edebilirler.

 

Demirbaş Etiketleme ve Ön Hazırlık

Fats® Demirbaş Takip Sistemi kullanmaya başlamadan önce tüm demirbaşlarınızı etiketlemiş, lsaymış, okasyon, fatura ve tanımlama bilgilerini bir excel listesinde toplamış olabilirsiniz. Bu işlem için bir sayım firmasından destek alabilir ya da kendi ekibinizi oluşturabilirsiniz. Her iki durumda da toplanan veriler belirli bir formatta kurulum ekibimize teslim edildiği durumda tüm kayıtlarınız ilk kuruluşta veri tabanına aktarılacaktır. Fats® Demirbaş Takip Sistemi kullanılmaya başlanmasından sonra gelen tüm demirbaşlar sistem üzerinden tanımlamaları yapılarak ve etiketleri basılarak kayıt altına alınmalıdır.

Demirbaşlarınız ile ilgili bir sayım ve etiketleme hizmeti yapmadan da Fats® Demirbaş Takip Sistemi kullanmaya başlayabilirsiniz. Uygulamanın kurulmasının ardından demirbaşlarınızı sırayla tanımlayabilir ve etiketlerini sistem üzerinden basarak ilgili demirbaşa ekleyebilirsiniz.

 

Sistem Tanımlamaları

Fats® Demirbaş Takip Sistemi'ni tam manası ile kullanabilmek için sistem içerisinde ihtiyaç duyulan tüm tanımlamaları gerçekleştirmeniz gerekmektedir. Kuruluş ve implementasyon ekiplerimiz bu konuda sizlere danışmanlık vermektedir. Uygulama içerisinde personel, demirbaş kartı, lokasyon, tedarikçi, marka, model, ülke, şehir, vb. birçok tanımlamanın yanında demirbaşlar için limitsiz olarak açılabilecek ek özellik tanımlamaları bulunmaktadır. Bu ek özellik tanımlamaları tamamen kullanıcıların isteğine bağlıdır ve veri tabanında yeni bir alan açabilmelerine olanak sağlar.

Örnek olarak demirbaş kartımız Bilgisayar olsun, Bilgisayar demirbaş kartına bağlı Ram, HDD Kapasitesi, Ekran Boyutu, İşlemci Hızı vb. birçok ek özellik tanımlayabilir ve bu ek özellikleri demirbaş girişi sırasında bu demirbaş kartı için zorunlu kılabiliriz. Bu durumda özellik değerleri girilmediği durumda sistem demirbaş girişine izin vermeyecektir. 

 

Demirbaş Giriş ve Çıkış İşlemleri

Demirbaşlarınızın işletmenize gelmesinin ardından sisteme düzenli bir şekilde girişlerinin yapılması gerekmektedir. Genelde firmalar bu işlem için işletmenin bulunduğu lokasyonda bir ya da birden fazla sorumlu belirlemektedir. Demirbaş sorumlusu, uygulama üzerinde demirbaş giriş ekranını açarak bu ekranda zorunlu olan tüm bilgilerin girişini yapar. Bu bilgiler içerisinde, demirbaş kartı, demirbaş kategorisi, lokasyon, zimmetli kişi, tedarikçi, fatura bilgileri, marka, model, ek özellikler, seri no, barkod etiketi, garanti süresi, sigorta sözleşmesi vb. gibidir. Demirbaş girişi tek bir demirbaş için yapılacağı gibi aynı özellikleri taşıyan demirbaşlar için adet bilgisi girerek çoklu şekilde de yapılabilir. Dilerseniz demirbaş girişi sırasında demirbaşın alım faturasını dijital olarak sisteme ekleyebilir ve bir arşiv oluşturabilirsiniz. İstediğiniz durumda sistem üzerinden faturayı görüntüleyebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Demirbaş çıkış işlemi sırasında kullanıcı demirbaş çıkış ekranı üzerindeki filtreler yardımı ile çıkış yapacağı demirbaş ya da demirbaşları seçer ve çıkış işlemini başlatır. Sistem üzerinde demirbaş çıkışları için tanımlanmış olan Satış, Hibe, Hurda, İade, Kayıp vb. çıkış tipleri mevcuttur. Kullanıcı demirbaş çıkış tiplerininden bir tanesini seçerek demirbaş çıkış işlemini sonlandırır. Bu işlemde önemli olan nokta demirbaş satış seçeneğidir. Demirbaş satış tipi seçildiğinde uygulama demirbaşa ait olan amortisman değeri düşüldükten sonra kalan değeri satış değeri olarak ekrana getirir, kullanıcı dilerse bu satış değerini değiştirebilir. Demirbaş satış işlemi bitirildiğinde ilgili demirbaş kaydı veri tabanında pasif hale getirilerek muhasebe sistemine satış işlemi olarak aktarılır ve fatura kesilmesi sağlanır.

 

Amortisman Hesaplama ve Raporlama

Fats® Demirbaş Takip Sistemi Demirbaş Takip Sistemi, demirbaşların fiziksel takibinin yanında demirbaşlara ait olan tüm amortisman hesaplamalarını gerçekleştirir ve istenirse bu konudaki verileri düzenli olarak entegre olunan muhasebe sistemine aktarabilir. 

Fats® Demirbaş Takip Sistemia içerisinde her demirbaş için aynı anda 2 farklı amortisman hesaplaması yapılabilmektedir. Bu yöntemler, VUK (Vergi Usul Kanunu) ve IFRS (International Financial Reporting Standards) olarak sistem içerisinde yer almaktadır. Kullanıcılar her iki yöntem için ayrı döviz kuru ile değer girebilir ve hesaplamaları bu değerler üzerinden yaptırabilirler. Her iki yöntemin amortisman periyodu farklı seçilebilir. Kullanıcılar demirbaşlar için aktifleştirme tarihi belirleyebilir ve istenirse sistem demirbaş amortisman değerleri hesaplarken aktifleştirme tarihlerini dikkate alabilir. 

Bu özelliklere ek olarak, uygulama her bir demirbaşın amortisman giderlerini bağlı bulunduğu masraf merkezi koduna göre yansıtır. Demirbaşlar masraf merkezleri arasında hareket görmüş ise, hangi masraf merkezinde ne kadar zaman kaldığını otomatik hesaplar ve o kadar zaman diliminde düşen amortisman değerini o masraf merkezine yansıtır. Gerçekleştirilen tüm amortisman hesaplamaları ve değerleri ile ilgili detaylı rapor ve liste seçenekleri sistem üzerinden zahmetsizce alınabilmektedir.

 

Demirbaş Sayım İşlemleri

Demirbaşlar ve demirbaşlara ait tüm veriler sistem üzerinde tanımlandığı durumda demirbaş sayım işlemleri çok kısa sürelerde gerçekleştirilebilmektedir. Bu işlem için Fats® Demirbaş Takip Sistemi el terminali sayım uygulaması kullanılmaktadır. Bu uygulama sadece sayım operasyonları içerir, diğer işlemler fazla veri girişi gerektirdiği için bilgisayar üzerinden gerçekleştirilmeleri daha kolay ve zahmetsiz olmaktadır.

Kullanıcılar öncelikle uygulama üzerinde bir sayım başlatır ve bu sayıma bağlı olarak el terminalleri ile saydıkları lokasyona ait barkod etiketini okutur. Böylece kullanıcı hangi lokasyonu saymakta olduğunu sisteme bildirmektedir. Lokasyon barkodunun okutulmasının ardından kullanıcının tek yapması gereken içerideki tüm demirbaşlara ait barkod etiketlerini okutmak ve sayımı bitirmektir.

İşletme ya da ofis şartlarına bağlı olarak toplanan veri wireless (kablosuz) ağ üzerinden sisteme gönderilebilir ve eksik, fazla, kayıp demirbaş kontrolü yapılabilir. Kablosuz ağ altyapısı olmadığı ya da tercih edilmediği durumda sayım verileri el terminalinin bir bilgisayara bağlanması ile sisteme aktarılabilir. Bu aşamadan sonra sistem kullanıcısı bilgisayar ekranı üzerinde başlattığı sayıma ilişkin sonuçlara ulaşabilir ve elde edilen verileriler ile veri tabanını güncelleyebilir. Bulunamayan demirbaşları kayıp statüsüne çekebilir, yer değiştiren demirbaşların yerlerini güncelleyebilir vb.

 

Diğer İşlemler

Fats® Demirbaş Takip Sistemi içerisinde demirbaşlara ait çok sayıda hareket tipi bulunmaktadır. Bu hareket tipleri aynı zamanda demirbaşlar üzerinde yapılacak olan işlemleri de belirler.

Kullanıcılar yetkilerine bağlı olarak, demirbaşların yerlerini değiştirebilir, demirbaşlara ait olan tüm tanımlama bilgilerini değiştirebilir, yeniden barkod etiketi basabilir, demirbaşları bir süreliğine askıya alabilir (tamir ya da geçici kullanım olarak başka bir yere gönderildiği durumda), personeller üzerine zimmet yapabilir, zimmet iptal edebilir ve zimmet evraklarını basabilir.

Kullanıcılar dilerse demirbaşları birbirleri ile ilişkilendirebilirler. Bu durumda ilişkilendirilen demirbaşlar arasında bir parent-chield ilişkisi oluşmaktadır. İlişkilendirilen demirbaşlardan bir tanesi diğerlerinin üzerinde bulunur ve tüm demirbaşların hareketleri onun üzerinden gerçekleşir. Demirbaşlar birlikte hareket edebildiği halde amortismanları ayrı takip edilebilmektedir. Örnek olarak, bir sunucu kabini içerisindeki tüm ekipmalar ayrı bir demirbaş olarak tanımlanabilir ve birbirleri ile ilişkilendirilebilirler.

Fats® Demirbaş Takip Sistemi, demirbaş etiketi yapıştırmak istemediğiniz ya da sadece adetsel olarak takip etmek istediğiniz demirbaşlar için kümülatif demirbaş takibi modülüne sahiptir. Bu modül sayesinde düşük maliyetli ya da barkod yapıştırılamayacak kadar küçük olan demirbaşlarınızı adetsel olarak takip edebilirsiniz. Oteller için havlu, mutfak malzemeleri, ofisler için mouse, klavye bunlara örnek gösterilebilir.

 

Sistem Rapor ve Listeleri

Fats® Demirbaş Takip Sistemi içerisinde demirbaş ve demirbaşların görmüş olduğu hareketler ile ilgili çok sayıda liste ve rapor yer almaktadır. Her liste ve rapor ekranında detaylı filtreler bulunmaktadır. Kullanıcılar Filtreler yardımı ile istedikleri verileri kolayca görüntüleyebilir ve yetkileri dahilinde istedikleri veriyi dışa aktarabilir, mail atabilir ya da yazdırabilirler.

Fats® Demirbaş Takip Sistemi içerisindeki liste ve rapordan bazıları aşağıdaki gibidir.

  • Kullanıcı listesi ve raporu,
  • Demirbaş listesi ve raporu,
  • Lokasyon bazında demirbaş listesi ve raporu,
  • Firma bazında demirbaş listesi ve raporu,
  • Statü bazında demirbaş listesi ve raporu
  • Personel listesi ve raporu,
  • Lokasyon listesi ve raporu,
  • Departman listesi ve raporu,
  • personel bazında demirbaş zimmet listesi ve raporu,
  • Amortisman liste ve raporları,
  • Kümülatif envanter liste ve raporları
  • ilişkili demirbaş liste ve raporları

 

Tüm liste ve raporlar excel, word, pdf vb. gibi 8 ayrı formatta dışarıya aktarılabilmekte ve mail olarak gönderilebilmektedir. Sistem içerisinde yer alan hazır liste ve raporların yanı sıra Fats® Demirbaş Takip Sistemi kullanıcılarına kendi listelerini oluşturma imkanı tanımaktadır. Uygulama içerisindeki "özel sorgu raporu" ekranı sayesinde kullanıcılar veri tabanında yer alan alanları seçerek bir SQL sorgusu oluşturabilmekte ve bu sorguyu bir isim ile kaydederek diğer kullanıcılarında yararlanması için sisteme dahil edebilirler. Bu özellik sayesinde yeni liste ve raporlarınız için ek ücret ödemezsiniz.

 

Diğer Sistemler ile Entegrasyon

Fats® Demirbaş Takip Sistemi hali hazırda Türkiye'de kullanılmakta olan birçok ERP ve muhasebe sistemi ile entegre çalışmaktadır. İki sistemin nasıl entegre olacağı ve hangi verilerin ne şekilde paylaşılacağı sistem kuruluşu sırasında yapılan entegrasyon toplantılarında belirlenmektedir. Bu çalışmaların yapılabilmesi ve iki sistemin sorunsuz olarak konuşabilmesi için sahip olduğunuz ERP ya da muhasebe sistemi konusunda destek aldığınız firmanın entegrasyon çalışmalarına katılması şarttır.